元智大學 Yuan Ze University - 秘書室 元智大學 Yuan Ze University

單位簡介

秘書室為配合全校整體校務發展計畫及落實本校卓越、務實、宏觀、圓融之教育理念，推動相關行政管理工作，其面向涵蓋校務發展規劃、組織與流程在造、績效管理及行政溝通等四大範疇。冀以創新之行政作為，建立合理化且制度化之行政程序，充分支援教學及研究，並塑造和諧的行政環境，以提昇整體行政服務品質績效。

一、功能

秘書室在本校組織系統中屬於校務規劃的行政幕僚單位，其業務除依學校發展重點辦理各項相關業務外，此外亦宛如一部機器中的「引擎」般，以倍速的的速度與效率在發動諸項治校理念，並且推動全校性校務發展工作及重大專案性工作；故就功能而言，秘書室兼具「校務規劃者」、「協調溝通者」、「計畫執行者」等多重身份，同時更具備因應環境重大變故之「危機事件處理者」的功能。。

依本校組織規程，秘書室掌理校級重大議事、校務發展規劃、校務評鑑、行政品質提昇、校務研究、其他綜合性業務及秘書事項。

二、工作職掌及任務

‧ 校務發展計畫：校務發展規劃、校務研究、資源規劃、年度預算分配審查及管考、高教深耕、主管領導團對研習會承辦等。

‧ 績效評估：教育部評鑑、教師績效獎勵、教師評鑑、單位評鑑、系所評鑑、IEET認證、校務行政自我評鑑等。

‧ 行政品質系統：行政業務合理化推動、行政服務品質提升推動、內部控制制度推動、聯合服務櫃台業務等。

‧ 重要議事與校史資料管理：全校公文分辦及核稿、印信管理、全校性重要議事（行政會議、校務會議及校發會議等）、校史館及資料保存中心管理、文件規章管制等。

‧ 顧客關係管理：網頁意見交流處理、校長與教職員生座談、外校參訪接待。

‧ 公關事務：學校形象包裝、新聞媒體聯繫、擔任危機處理溝通對口。

‧ 校友服務：校友聯繫管道建立、編輯校友通訊。

‧ 募款業務：定期召開募款委員會議、制定募款策略、舉辦各種募款活動。